1、提交壹式四份）擬在大會上宣讀的論文全文壹份，中、英文論文摘要三份，本人申請會議組 委會邀請函，會議小冊子（會議安排程序冊）的復印件及譯文壹式三份（赴港澳人員（有所在單位領導簽署意見、加蓋公章並已落實所需經費）。
2、由院對外合作與交流處呈報主管院領導審批。
3、由所在單位總支填寫《因公出國人員審查表》三份報學院組織部審查。
4、將上述材料及學院《請示》呈報省教育廳。
5、省教育廳批準後將同樣材料及《任務請批件》送省教育廳或省對外合作與交流處。
6、省科委或省對外合作與交流處審核批準後發《任務批件》。
7、將《任務批件》復印件送交省教育廳。
8、由省教育廳政審合格後發《政審批件》。
9、憑兩個批件的原件及復印件、《簽證事項表》到省對外合作與交流處申辦護照。
10、憑批件復印件及本人身份證到省公安廳安全教育處接受安全教育（每周壹、三、四上午9：00前）。
11、憑安全教育證明到省對外合作與交流處取護照。
12、憑護照、任務批件、政審批件的原件和復印件、邀請信原件、簽證事項表、簽證表（省外事辦公室領）到省對外合作與交流處簽證室委托簽證。
13、憑批件復印件、邀請信復印件及譯文、會議小冊子、學院《報告》到省財政廳申請外匯指標，憑外匯指標單到中國銀行兌換外匯。
14、憑批件復印件到省衛生防疫站進行免疫檢查。
15、將批件原件交院對外合作與交流處存檔。
16、訂購機票。
17、回國後寫出書面總結材料交院對外合作與交流處存檔。
18、到省財政廳核銷外匯後到院財務處報帳。