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復雜3 -- 《系統思考》系統循環圖的應用

在《系統思考》壹書中,作者以各種商業實例講述了系統循環圖如何幫助大家如何看到壹個定義問題的全貌和解決方法,接下來我將給大家逐個梳理作者的例子中是如果構建壹個基礎的系統循環圖進行找到解決問題的關鍵要素的。

看壹遍肯定不能讓自己成為壹個系統思考的專家,但是我們先嘗試打開這種方式的大門,再如作者所說,不停的練習,不停的綜合自己與團隊成員的思維方式差異,以獲得理清問題和找到解決方式的最佳途徑。

問題 :應該雇傭多少內勤員工,如何最佳控制成本

背景: 投資銀行,內勤人員的主要工作為根據市場交易商及股票經紀人的指令,處理有價證券、商品和外匯買進、賣出的交易事務。

角色: 內勤經理,負責提供以上服務、同時負責控制不同內勤部門的成本

內勤系統職員,保證每筆交易都得到正確的處理

IT部門,加強信息系統的功能、提高處理容量和速度

人力資源部門,處理人事行政事務

總監,具有委任和提拔的權力、同時有快速解雇的權力,眾人取悅的對象

工作環境: 在政券市場不穩定的情況下,投資銀行開始考慮從整體上削減成本、尤其是削減那些對年收入沒有直接貢獻的部分,內勤部門總是處於持續的削減成本的壓力之下,壓力通常被具化為指定員工的人數編制,導致的具體做法為實際23人的人員編制+40個臨時工,交易量飆升是雇傭臨時工,交易量減少是裁掉人

本質問題 :作者指出“我們怎樣才能確定合適的部門編制” 不是問題的重點,問題的重點為壹個更為基礎性的問題:內勤系統的 ‘處理能力’

從內勤系統完成的功能出發,內勤系統需要 處理需求 :處理交易、查詢、提供有用的管理信息、總結出完善過程的思路; 處理能力越高 ,提供的服務越好,對業務的幫助越大,反之,處理能力下滑,事情就會變得壹團糟,人們壓力越來越大,也開始出現越來越多的 錯誤 ,當錯誤發生時,通常會要求(尤其是總監、經理)將錯誤找出來,從而經理、資深管理人員可能都卷入錯誤排查中,增加了 管理壓力

在此基礎上我們可以完成第壹層的系統循環圖,從這個系統中我們可以看出這是壹個增強反饋,隨著交易數量和種類的增加,該系統會 持續陷入惡性循環 。

此時我們需要仔細思考,在系統的各個環節是夠存在條件改善的地方

1) 該系統中最重要的 ‘處理能力’的驅動力是什麽呢 ?在這裏作者認為貢獻最大的因素是能獲得合適數量的、訓練有素的職員( 有效員工能力 ),對於提升有效員工的能力,則來源於 員工總數 和 培訓 兩個因素的結合。

2) 還有什麽其他的因素可能會對這個系統帶來幫助呢?剛在角色中我們還提到了IT系統,優秀的 IT系統 可以降低 工作負荷 ,只是系統的行為不具有立竿見影的想過,因此在系統中加上壹個時滯環節

(此時系統循環圖如下)

完善系統:

在我們考慮完上述有直接影響的因素後,再進壹步晚上上述系統,還有壹項很重要的東西未展示出來,那就是我們最關心的 成本 ,“ 員工總數”,“培訓”,“有效的IT系統 ” 都會增加成本

此時我們觀察這個系統: 優化處理能力 和 控制成本 是相悖的

我們再來看看這個系統中遺漏了什麽東西呢?這裏遺漏的是壹個 箭頭:錯誤發生頻率和成本 之間的S箭頭,

因為這個因素的存在,解決了提高處理能力的益處和控制成本的益處之間的沖突:如果壹味削減人員或IT系統,“處理能力”下降,‘錯誤發生頻率’上升,反而會帶來成本的增加。因此我們需要 找到壹個平衡點,將錯誤概覽控制在壹個合理的百分比,與此同時整體成本也處於可接受的水平

問題 :如何實現削減成本的同時不降低質量呢

背景: 在制片公司,所有的事情都是圍繞質量進行的,如果強行推行 削減成本 , 質量 會下降, 收視率 也會下降;壹旦收視率下降, 廣告商 也會將我們壹腳踢開,從而打擊收入線;同時降低成本有可能會對 關鍵職員 產生破壞性影響,導致他們離開

在此背景下我們可以完成這個問題的第壹個系統循環圖

上面的反饋圖很明顯是壹個增強反饋, 在收入壓力增大的情況下, 該系統會不斷的陷入惡性循環, 那為了改善這個系統我們可以在如何改善這個系統呢?

在系統本身的元素上如何改善?

針對以上的惡性循環,每個不同立場的人可能都會想出壹些措施用以改善上述惡性循環

例如, 對於收入壓力,投資部可以尋求新收入來源; 所有部門都針對成本壓力做壹般的費用控制;相信質量為王的人可能強烈要求制定質量標準;人力資源部可能想措施來增加員工的參與度;市場和創意部門構思新的運作方式以增強節目效果

上面我們從整個系統的層面思考了壹些元素來完善和調節原有系統反饋; 而在該系統循環的背景下,我們從更深更具體的層次也可以推導出具體的解決方案系統循環, 在這個層次上,可以幫助我們在這個具體的層次上去制定壹些更睿智而魯棒的策略.例如本書作者

從人才的角度來看待這個系統問題

在這個電視行業中,管理團隊所面臨的壹個限制業務增長的最大的約束是人才問題。即壹些關鍵人物的流失給業務帶來的沖擊。用系統思考方法研究這個問題,我們來梳理這些關鍵人員:

1)高層經理:壹方面尋找業務增長的途徑,另壹方面控制成本

2)明星:對公司的忠誠度變得越來越低

3)非明星員工:雖然躲在明星後面,但心中燃燒著成為明星的雄心壯誌

例如:高級經理觀點

高級經理被很強的’ 個人雄心‘ 所驅動;成功的標誌就是觀看他們節目的觀眾人數, 不斷增長的高收視率的需求 提高了對 明星的依賴 ;而這進壹步加重了 對明星流失的恐懼 ,從而加重了 滿足明星要求的壓力 ,明星意識到自己不斷增長的力量,他們開始交涉,要求更高的工資和福利。此時如果同時要執行’ 削減成本政策 ‘,則會發生沖突。

此時’ 滿足明星要求的壓力 ‘的速效療法可以短期內可以實現收視的高漲,卻會引發’ 非明星員工的不滿 ‘,導致他們 辭職的可能 性上升;為了盡量降低非明星員工的不滿、經理可能會 從其他地方削減成本 ;這些多方面的因素都增加了經理的 壓力 。壓力越大、對 高收視率的需求越高 ,此時改系統成為壹個多方面的增強回路。

類似,明星員工和非明星員工的系統回路

而對於上述三個利益群體有沒有什麽政策來解決這種人才問題呢?我們觀察上面的系統循環圖,是否能夠從上面的系統循環圖中找到突破的方法呢?從高級經理和明星的的系統循環圖中,我們發現壹旦對明星的依賴越來越強,經理壓力和公司沖突都會越來越大。但是如果能夠打破這種依賴關系,局面會趨於穩定。從非明星員工的系統循環中,我們可以發現,降低‘論資排輩導致發展受阻的壓力’可以降低人才流失也能促進公司聲望。因此盡可能的為年輕人創造成名的機會, 加強年輕人的開發 ,對於降低對明顯的依賴,提高公司威望都能帶來優勢,為整個人才系統帶來穩定。

加強年輕人開發後的系統循環圖:

系統循環圖是幫助我們理清系統中因果關系的強有力工具,往往在現實世界中,我們會先著眼於先有的良性或惡性循環(基本上都是增強反饋)所導致的現象來發起系統循環圖。為了解決問題或者是做好預案都是接下來很重要的環節。無論是在現有的系統上直接尋找可調節反饋,還是從與系統相關的方向(例如從應用二中的商業系統到重要人才管理方案)都是可以去探索的方向,找到關鍵的回路加入調節因素,是系統達到穩定。

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